Colunista Ana Luís (Água - Gestão de Ativos): (Re)conciliar

O tema deste mês é básico. Não porque seja simples ou desprovido de complexidade, mas porque trata da base, ou ponto de partida, da Gestão de Ativos: falamos de cadastro.

A importância do cadastro dos ativos é hoje inquestionável. Porém, muitas vezes a palavra “cadastro” é intuitivamente associada apenas e só ao Sistema de Informação Geográfica, vulgo SIG. Ainda mal.

O SIG é uma ferramenta excelente para localizar, caracterizar, representar e analisar os ativos espacialmente – sobretudo os ativos lineares, como as condutas e os coletores (“below ground assets”). Apesar de ser a minha ferramenta cadastral de eleição (por desde há mais de 20 anos ter vindo a ter a oportunidade de explorar e tirar partido das suas imensas potencialidades), reconheço que para uma efetiva Gestão de Ativos, só o SIG  - cadastro geográfico - não basta.

Para além de não ser prático representar no SIG espaços onde os ativos ou respetivas componentes se sobrepõem altimetricamente – o que sucede, por exemplo, em algumas estações elevatórias (“above ground assets”), há toda uma componente técnica, mais dinâmica, que importa registar – é o cadastro técnico, também muito associado às ferramentas de gestão da manutenção.

Igualmente incontornável, é a necessidade de valorizar os ativos, quer se trate de “below ground assets”, quer de “above ground assets” – tem-se, então, o cadastro financeiro.

Quererá isto significar que todas as Entidades Gestoras deverão possuir três ferramentas de cadastro? Não necessariamente. Diria que em sistemas de pequena dimensão, talvez se consiga registar os três tipos de informação em apenas uma ferramenta (porventura, uma base de dados simplificada). Curiosamente, no polo oposto, ou seja, nas empresas com sistemas de muito grande dimensão, está-se a evoluir também para uma ferramenta única – mas que resulta da fusão das três atrás mencionadas.

Mas vamos por partes – porque é tudo uma questão de graus:

• há uma percentagem elevada de Entidades Gestoras em Portugal que ainda não detêm uma base cadastral dos seus ativos;
• tem-se vindo a registar o aumento progressivo de campanhas de levantamento cadastral, algumas incidindo no SIG, outras integrando já as três vertentes cadastrais;
• são ainda muito poucas as empresas que possuem uma base única para os três tipos de cadastro, nomeadamente devido aos custos que tal acarreta em termos de software.

A grande vantagem de ter uma base única é a de ultrapassar um dos principais desafios que se impõe às Entidades Gestoras que detêm os três cadastros: mantê-los permanentemente atualizados e com correspondência entre eles. Em termos práticos, tal significa que um ativo novo “nasce” nos três sistemas, um ativo abatido “sai” dos três sistemas (ou passa a histórico) e um ativo alterado é modificado nos três sistemas. Como muitas das vezes estes três cadastros são atualizados por diferentes áreas da empresa (tipicamente: Obras, Manutenção e Financeira), não é invulgar encontrar um número diferente de ativos nos três sistemas, ou existir informação contraditória sobre um dado ativo em cada um dos sistemas.

Por essa razão, aquando das campanhas de levantamento cadastral, muitas vezes se inclui uma etapa final denominada de “reconciliação”, a qual pretende, como o nome indica, harmonizar a informação sobre um mesmo ativo nos diferentes cadastros, nomeadamente técnico e financeiro. Faz sentido que assim seja. Mas, ainda assim, só isso não basta.

A chave, para mim, passa por “conciliar” em vez de “reconciliar”. Isto é, existirem (e serem cumpridos) procedimentos para manter os cadastros permanentemente atualizados e harmonizados – pois se tal não suceder, pouco tempo após um trabalho exaustivo de reconciliação, volta a instalar-se a falta de correspondência entre as diferentes bases.

A cereja no topo do bolo é, sem dúvida, a existência de uma ferramenta única em que uma alteração (seja ela de que índole for) num dado ativo se reflita de forma automática nos planos geográfico, técnico e financeiro. Mas dado que esta realidade acarreta custos muito elevados, a “conciliação” permanente afigura-se-me uma alternativa muito positiva, i.e., uma espécie de “cerejinha no topo do bolo”. Alternativa essa que se torna ainda mais viável caso os responsáveis pela atualização cadastral não estejam dispersos por várias áreas da empresa mas antes, em articulação com estas, formem entre eles uma equipa dedicada ao cadastro – ou, melhor dizendo, aos cadastros.

Ana Luís é Engenheira Civil (1996, IST), Mestre em Engenharia Mecânica (1999, IST) e Doutorada em Gestão do Risco (2014, Universidade de Cranfield). Em 1996 integrou os quadros da Gibb Portugal, onde participou/ coordenou projetos nas áreas de regularização fluvial, planos de segurança de barragens, planos de bacia, sistemas de informação geográfica, conceção de sistemas de abastecimento de água, entre outros. Em 2006 integrou os quadros da EPAL, tendo participado na génese da Gestão de Ativos e desenvolvido modelos de análise de risco e multicritério para apoio à decisão sobre os investimentos. É, atualmente, a responsável pela Direção de Gestão de Ativos da EPAL. As opiniões expressas neste artigo vinculam apenas a autora.